Sozialversicherung bei Remote Work in mehreren EU-Staaten

Von Rechtsanwältin Dr. Theresa Rath

Welches Sozialversicherungssystem gilt, wenn Arbeit und Wohnort auseinanderfallen?

Wer in Italien, Spanien oder Portugal lebt, aber eine berufliche Struktur, Auftraggeber oder regelmäßige Arbeitstage in Deutschland beibehält, bleibt sozialversicherungsrechtlich nicht automatisch im deutschen System. Für grenzüberschreitende Tätigkeiten innerhalb der EU soll grundsätzlich immer nur das Recht eines Mitgliedstaats gelten. Welcher Staat zuständig ist, richtet sich nach unionsrechtlichen Kollisionsregeln und nach der tatsächlichen Ausgestaltung der Arbeit.

Remote Work ist kein eigener Sonderstatus. Ein Arbeitstag im Homeoffice wird grundsätzlich dort ausgeübt, wo sich die Person körperlich befindet. Regelmäßige Arbeitstage im Wohnstaat können deshalb aus einer scheinbar deutschen Tätigkeit ein Mehrstaatenmodell machen.

Meine rechtliche Beratung beschränkt sich auf deutsches Recht einschließlich der in Deutschland anwendbaren unionsrechtlichen Vorgaben. Eine steuerrechtliche Beratung erbringe ich nicht.

Vorübergehende Tätigkeit oder gewöhnliche Arbeit in mehreren Staaten?

Die Einordnung beginnt mit dem Arbeitsmuster. Wird eine Tätigkeit nur vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat verlagert, können die Regeln über eine Entsendung oder eine vorübergehende selbständige Tätigkeit einschlägig sein. Wer dagegen planmäßig und wiederkehrend in mindestens zwei Staaten arbeitet, fällt regelmäßig unter die Vorschriften über die gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten.

Für ein dauerhaftes Remote-Work-Modell genügt daher nicht die Bezeichnung im Vertrag. Maßgeblich sind die gelebten Verhältnisse: Aufenthalts- und Arbeitstage, Wohnstaat, Art der Tätigkeit, Auftraggeber oder Arbeitgeber, berufliche Infrastruktur und die voraussichtliche Entwicklung in den kommenden zwölf Monaten.

Wohnstaat, wesentlicher Tätigkeitsanteil und die 25-%-Orientierung

Bei einer gewöhnlichen Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten spielt der Wohnstaat eine zentrale Rolle. Für Arbeitnehmer ist zu prüfen, ob dort ein wesentlicher Teil der Tätigkeit ausgeübt wird. Arbeitszeit und Vergütung sind wichtige Kriterien. Ein Anteil von mindestens 25 Prozent spricht regelmäßig für einen wesentlichen Tätigkeitsanteil; die Einordnung bleibt jedoch eine vorausschauende Gesamtbewertung und ist keine frei wählbare Schwelle.

Bei Selbständigen wird ebenfalls geprüft, ob ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnstaat liegt. Ist das nicht der Fall, kann das Recht des Staates gelten, in dem sich der Mittelpunkt der selbständigen Tätigkeit befindet. Dafür können eine feste berufliche Infrastruktur, Art und Dauer der Tätigkeit, die Zahl der Leistungen und die erkennbare unternehmerische Planung relevant sein.

Gemischte Tätigkeiten brauchen eine eigene Prüfung

Besonders fehleranfällig sind Modelle, in denen eine Person in einem Staat abhängig beschäftigt und in einem anderen selbständig tätig ist. Dann gilt nicht automatisch für jede Tätigkeit ein anderes System. Nach den unionsrechtlichen Regeln kann grundsätzlich das Sozialversicherungsrecht des Staates der Beschäftigung für die gesamte Konstellation maßgeblich werden.

Auch die Abgrenzung zwischen Beschäftigung und Selbständigkeit ist nicht in jedem Mitgliedstaat identisch. Vertragsbezeichnungen, Rechnungsstellung oder eine deutsche Berufsqualifikation ersetzen deshalb nicht die Prüfung der tatsächlichen Tätigkeit.

A1-Bescheinigung: dokumentierte Zuständigkeit statt bloßer Formalität

Die A1-Bescheinigung dokumentiert, welches Sozialversicherungsrecht auf die grenzüberschreitende Tätigkeit anzuwenden ist. Bei einer gewöhnlichen Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten wird die Zuständigkeit grundsätzlich durch den Träger des Wohnstaats festgestellt. Wer in Deutschland wohnt, wendet sich je nach Fall an die zuständige deutsche Stelle; bei einem Wohnsitz in einem anderen Mitgliedstaat ist regelmäßig der dortige Träger der erste Ansprechpartner.

Auch Selbständige benötigen für berufliche Tätigkeiten in anderen Mitgliedstaaten grundsätzlich eine A1-Bescheinigung. Das gilt nicht nur für gesetzlich Kranken- oder rentenversicherte Personen. Die Antragswege unterscheiden sich danach, ob eine Beschäftigung, eine selbständige Tätigkeit oder eine gemischte Konstellation vorliegt.

Versorgungswerk, private Absicherung und weitere Schnittstellen

Bei freien und reglementierten Berufen kann neben den allgemeinen Sozialversicherungssystemen ein berufsständisches Versorgungswerk stehen. Wie eine Mitgliedschaft, Befreiung oder private Absicherung in das grenzüberschreitende Modell hineinwirkt, lässt sich nicht allein aus der A1-Bescheinigung ableiten. Zusatz- und private Systeme können außerdem außerhalb einzelner Koordinierungsregeln liegen.

Aufenthaltsrecht, Sozialversicherung, Berufszulassung und Steuerrecht verwenden unterschiedliche Anknüpfungspunkte. Eine A1-Bescheinigung entscheidet daher weder über das Aufenthaltsrecht noch über die steuerliche Ansässigkeit. Arbeitsrechtliche Entsenderegeln betreffen ebenfalls andere Fragen als die Bestimmung des anwendbaren Sozialversicherungsrechts.

So strukturiere ich die Prüfung

Zu Beginn erfasse ich Wohnstaat, Staatsangehörigkeit, Status als Arbeitnehmer oder Selbständiger, tatsächliche Arbeitsorte, zeitliche Anteile, Auftraggeber oder Arbeitgeber, berufliche Infrastruktur und geplante Veränderungen. Anschließend trenne ich vorübergehende Tätigkeiten von einem gewöhnlichen Mehrstaatenmodell und identifiziere die maßgeblichen deutschen und unionsrechtlichen Schnittstellen.

Das Ergebnis ist eine geordnete Entscheidungsgrundlage: Welche Kollisionsregel ist voraussichtlich einschlägig? Welcher Träger muss die Zuständigkeit feststellen? Welcher A1-Antragsweg passt? Wo sind zusätzlich ein Sozialversicherungsträger, ein Versorgungswerk oder spezialisierte Berater im Wohnstaat einzubeziehen? So wird ein komplexes Setup in nachvollziehbare Arbeitsschritte aufgeteilt.